Виртуальная АТС

Все больше компаний выбирают для своего бизнеса виртуальную АТС, поскольку это дает несомненные преимущества, как для крупного бизнеса, так и небольшой компании. В отличие от офисной АТС, требующей отдельного помещения, дорогостоящего оборудования, расходов на обслуживание, виртуальная АТС работает на сервере компании, предоставляющей данную услугу.

Про виртуальную АТС для офиса рассказываем детально в нашем обзоре: как работает и какие преимущества дает облачная ВАТС, сравнение с аналоговой, и как подключить для своего бизнеса.

Для чего нужна ВАТС

Использование АТС позволяет решить для компании несколько основных задач. Для любого бизнеса использование прямого контактного номера – это часть имиджа при обслуживании клиентов, повышающая эффективность в работе с клиентами и партнерами.

Однако, чтобы принимать максимальное количество звонков, важно грамотно их распределить. Для этого используется АТС. При звонке на единый офисный номер клиент не услышит сигнал “занято”, сможет решить вопросы в автоматизированном меню, переключиться на нужного сотрудника без привлечения секретаря.

Использование аналоговой АТС – это большие затраты. Необходимо выделить помещение, закупить оборудование и программное обеспечение, нанять специалиста для его обслуживания, оплачивать связь. Если организовать телефонию с виртуальной АТС, то это позволит избежать таких расходов.

С виртуальной АТС получаете полный контроль над звонками. ВАТС это не просто телефонный номер для приема обращений клиентов, а “умный” инструмент для аналитики, записи звонков. Виртуальная АТС также имеет интеграцию с системой CRM, чтобы работа с базой клиентов стала максимально удобной и эффективной.

Также настройка виртуальной АТС гибкая, и интегрируется с другими сервисами, чтобы подстроить ее работу “под себя”. ВАТС выполняет свои функции без фактической привязки к адресу офиса, и работать “столичный офис” может из любой точки мира, что дает бизнесу полную свободу. Даже при релокации, работа с клиентскими обращениями не останавливается.

Не стоит переживать и о безопасности данных. С виртуальной АТС они передаются по двум типам протоколов SIP (для мультимедиа) и IP-телефония (для голосовой связи) по зашифрованным каналам.

Типы ВАТС

Настроить виртуальную АТС можно с помощью платформы от собственных разработчиков. Это позволяет внедрить нужную инфраструктуру и сервисы, на основе организации собственной системы. Это не самый выгодный вариант по цене, поскольку подразумевает расходы на обслуживание и поддержку. Среди популярных решений выделим виртуальную АТС Asterisk.

Второй вариант – приобретение готового решения. На российском рынке около десятка лидеров предлагающих такие продукты, и Синтоник входит в их число. Вместе с тем решение “из коробки” масштабируемое, и можно выбрать все необходимые элементы ВАТС для ее организации, в соответствии с поставленными задачами вашей компании.

Как работает ВАТС

Основной функцией любой АТС является распределение звонков. Когда клиент набирает офисный номер, его вызов анализируется, и направляется на нужного сотрудника. С ВАТС эти процессы автоматизируются с применением голосового автоинформатора.

При использовании виртуальной АТС применяется умная система для очереди звонков, что позволяет не пропускать ни одного обращения. Доступна настройка схемы переадресации – ее можно менять, чередовать, настраивать под определенные ситуации.

Для примера, ВАТС определяет номер звонящего, и перенаправляет звонок на конкретного менеджера, работающего с данным клиентов. Если он не ответит на протяжении заданного времени, то вызов будет перенаправлен на другого сотрудника или голосовую почту. Это позволит зафиксировать каждое обращение, обеспечивая для клиентов максимальный уровень сервиса.

Виртуальная АТС – преимущества

Качественная связь и удобство использования – основные преимущества ВАТС. Однако также доступно использовать ряд полезных инструментов, открывающих широкие возможности для вашей компании. Рассмотрим их детально.

Многоканальные номера, подключенные к виртуальной мобильной АТС, позволяют обрабатывать до 100 звонков одновременно. Даже если все менеджеры заняты, то клиенты не услышат соответствующего сигнала, и звонок будет поставлен в очередь, и переадресован на первого освободившегося сотрудника.

Добавочные и короткие номера для сотрудников можете присвоить для каждого менеджера. С их помощью в автоматизированном режиме можно связаться с нужным подразделением компании или сотрудников, использовать переадресацию для обращений клиентов или партнеров. Связь по добавочным и коротким номерам бесплатная, что дает существенную экономию, независимо от фактического местоположения для звонков из разных регионов.

Настройка голосового меню для виртуальной АТС позволяет снизить нагрузку на менеджеров. Интерактивное IVR с предварительно записанными сообщениями позволяет не только ускорить решение однотипных клиентских вопросов, но и переключаться максимально быстро на нужного сотрудника или отдел компании.

Запись разговоров дает возможность оперативно решать конфликтные ситуации, контролировать работу персонала. Данная функция виртуальной АТС позволит повысить продажи, благодаря отчетности, корректировать применяемые в работе скрипты.

Голосовая почта в рамках виртуальной АТС открывает возможность обработки клиентских обращений даже в нерабочее время. Клиент может оставить голосовое сообщение, и получить ответ без повторного обращения.

SMS-сообщения могут быть интегрированы с подключенным к виртуальной АТС номером. С него клиенты получат оповещения о статусе своего заказа, акциях и специальных предложениях.

Тесная интеграция с собственной CRM позволит отслеживать в реальном времени все сделки, контролировать их обработку, обрабатывать статистику обращений.

Масштабируемость ВАТС позволяет добавить любое количество сотрудников, с легкостью вносить изменения в настройки ее работы. Добавить или удалить пользователей, или полностью сменить структуру, также просто, как работать в CRM-системе.

Однако основным преимуществом, является простота использования виртуальной АТС. Для нее не требуется телефон и другое оборудование – достаточно даже компьютера с подключенной гарнитурой.

Подключение и настройка

После выбора провайдера, достаточно подключить номер для организации ее работы. Заключив договор и оплатив подключение, предоставляется доступ к системе управления ВАТС, и можно приступить к ее настройке.

Несмотря на то, что провайдеры используют разные системы, существует единый алгоритм настройки, включающий такие шаги.

● Назначение внутренних номеров для сотрудников – задав основной номер для распределения поступающих вызовов, выполняется настройка переадресации на внутреннюю нумерацию;

● прописать расписание работы ВАТС – изначально система работает в круглосуточном режиме, но можно корректировать расписание под свои потребности;

● Настройка очередности обработки звонков – можно изменить порядок обработки, задать параметры обзвона, задать временной интервал между совершенными звонками;

● Подключение инструментов обработки – активация голосового меню, загрузка приветствия, внедрение “черного” и “белого” списков номеров.

Не стоит забывать, что несмотря на легкость настройки ВАТС, провайдеры обеспечивают поддержку. Это позволяет получить помощь при настройке, чтобы интегрировать нужные элементы в виртуальную АТС для достижения максимальной эффективности ее работы.