Показатели KPI

Для деятельности любой компании или при реализации проекта, для оценки используется метрика KPI – простыми словами это ключевые показатели эффективности, позволяющие оценить результативность проделанной работы. Показатели бизнеса KPI отражают достижения по качеству и результативности деятельности за обозначенный период. Данная метрика позволяет оценивать работы коллектива, эффективность маркетинговой кампании, и общие процессы бизнеса. Из нашей статьи узнаете, зачем проводить расчет KPI, разработка и внедрение мониторинга.

Для чего рассчитывается KPI

Большинство компаний использует метрику KPI для расчета эффективности работы персонала, но это лишь одна из целей использования инструмента. Данная метрика оценивает эффективность общей стратегии бизнеса, дает понимание в верности движения в развитии процессов, помогает оценивать эффективность маркетинговых кампаний, и много другое.

Среди задач метрики выделим:

• Оценка работы сотрудников, отделов компании;
• Оптимизация бизнес-процессов;
• Аналитика и планирование бизнес-стратегии, корректировка, перераспределение средств с учетом эффективности использования.

Несомненно на основе KPI доступно мотивировать сотрудников. Получая четкие критерии оценки своей работы, каждый сотрудник концентрируется на ключевых целях, а не расходует время на второстепенные задачи, не влияющие на конечный результат.

KPI – виды метрики

Не существует единого перечня индикаторов расчета – рассчитать KPI можно для производства, оценки уровня розничных продаж, определение эффективности работы сотрудников, маркетинговых стратегий и кампаний, и многое другое. Выбирают индикаторы индивидуально. Расчет должен показывать результативность с разных сторон бизнес-процессов, быть сбалансированным.

Тем не менее все используемые индикаторы KPI разделяют на четыре основных вида:

• Результат работы – отражает количественные и качественные показатели;
• Оценка расходов – отражают объема финансовых и временных ресурсов, для оптимизации процессов на основе метрики KPI;
• Производительность – показывает соотношение результатов и потраченного времени;
• Эффективность работы – оценивает расходы на выполнение цели и полученного результата.

При расчете KPI доступно пользоваться финансовыми и нефинансовыми индикаторами.

Основные показатели эффективности

Рассчитывается KPI в индивидуальном порядке для каждого сотрудника, отдела компании, а также для определения эффективности выбранной стратегии бизнеса, проводимых маркетинговых кампаний.

Для примера, можно посчитать KPI в продажах продукта или услуг такими индикаторами:

• Объем выручки;
• Средний чек;
• Динамику продаж;
• Число сделок в периоде;
• Конверсию;
• Средний период сделки.

Для расчета в маркетинге KPI используются следующие индикаторы:

• Коэффициент конверсии;
• Показатель кликабельности;
• Стоимость лидов;
• Расчет стоимости клика;
• Цена выполнения заказа;
• Окупаемость инвестиций;
• Показатель отказов;
• Окупаемость маркетинга;
• Индекс лояльности.

Как видим, оценка используется для широкого круга метрик, и не ограничивается указанными нами в качестве примера.

Преимущества внедрения оценки KPI

Если компания принимает решение о необходимости расчета коэффициента, то получает преимущества в эффективности разработки и оценки выбранной стратегии развития бизнеса. Среди преимуществ метрики выделяют:

• Объективность при оценке работы сотрудников и бизнес-процессов;
• Мотивационная структура работы коллектива;
• Оперативное выявление ошибок и недочетов в работе и избранной стратегии для корректировки.

Однако не стоит забывать, что использование метрики KPI – сложный процесс. Важен правильный выбор в расчете показателей, без чего возникает неэффективность в работе из-за стремления к нужным показателям со стороны сотрудников.

Важно учесть, что внедрение системы оценки KPI требует времени, чтобы персонал имел возможность адаптироваться к требованиям оценки эффективности – введение нормативов рекомендуется поэтапное. Также появятся дополнительные статьи в расходах на организацию менеджмента, поскольку необходимо составление отчетов и контроль за корректностью расчетов.

Внедрение и использование метрики KPI

Процесс внедрения системы оценки эффективности состоит из четырех основных этапов. Это определение целей, индексы их эффективности, разработка матрицы оценки KPI, определение параметров обучения и мотивирования сотрудников к работе по новой системе оценки.

Этап 1: цели, показатели.

Начать работу необходимо с того, что потребуется определить, а каких целей необходимо достичь вашей компании? Для примера, среди целей может быть уменьшение расходов, увеличение показателя прибыльности, снижение уровня “текучки” кадров основного отдела. От этого будут зависеть выбираемые метрики для оценки.

Важно оценить и влияние факторов, препятствующих достижению установленной цели. Для примера, объемы выручки могут зависеть от числа проводимых сделок, среднего чека с одного клиента, а в маркетинге от показателей конверсии.

После этого необходимо определиться с формулировкой показателей эффективности. Для этого необходим анализ данных за прошлые периоды работы. Для примера, цель достигается, если менеджер по продажам в среднем совершает от пятнадцати звонков клиентам.

Учитывайте, что все показатели для KPI должны соответствовать таким критериям:

• Они имеют конкретное значение – числовой, процентный или индекс;
• Показатель легко измеряемый;
• Достоверность и точность показателя – они достижимые;
• Используются корректные метрики – можно достигать целей и оценить прогресс работы;
• Оценка производится за определенный период.

Этап 2: матрица KPI.

Лучшим вариантом построения, является использование таблицы. С ее помощью доступно планировать и оценивать выполненные работы – она включает такие элементы:

1. Индекс KPI: факторы или действия приводящие к результату (пример: число сделок);
2. Показатель важности – вес: отражает результативность для достижения результата (в сумме по всем KPI равен 1);
3. Базовый показатель – минимально допустимый;
4. Индекс нормы – рассчитывается по данным за период;
5. Цель – желаемая результативность;
6. Фактически достигнутый результат работы;
7. Индекс KPI – разница между целевым и фактическим показателями (формула расчета: фактический результат/цель * 100).

После заполнения таблицы за период, рассчитывается итоговый показатель результативности. Для этого используется формула, в которой суммируются показатели каждого KPI на его вес.

Этап 3: мотивация.

Для мотивации сотрудников достигать эффективности в работе, показатель KPI используется при расчете бонусов к заработной плате. Важно чтобы мотивационная система была простой и понятной для каждого сотрудника, чтобы стимулировать его к достижению поставленных целей. Бонус может выражаться не только в премии, но и предусматривать дополнительные привилегии – это может быть оплачиваемое обучение или дополнительные дни к отпуску.

Этап 4: обучение сотрудников.

После разработки метрики KPI, важно грамотно донести до сотрудников цели компании по ее внедрению. Необходимо объяснить, как это влияет на общую результативность, на чем основаны показатели, и методики их расчета. В этом процессе важно собирать мнения и замечания со стороны коллектива для их обработки.

Практика показывает, что внедрение новаций в работе часто вызывает негатив со стороны коллектива, и потребуется время на адаптацию. Однако если разработанная системе не понятна для сотрудников, то скорее ее будут игнорировать в работе.

Поэтому важным является определение того, как будут собираться данные для аналитики эффективности KPI. Для примера, если в компании используется CRM, то данная система автоматически собирает данные, и составляет по ним отчет о результативности.

Если разработанная система оценки эффективности будет понятной для коллектива, а также создана понятная система мотивации, то внедрение метрики уже в краткосрочной перспективе приведет к достижению поставленных целей.

Выводы

Ключевые показатели по эффективности выполненных работ, позволяют достигать поставленных целей. При этом внедрение оценки KPI мотивирует персонал в достижении целей, повышая производительность.

Для достижения желаемого результата важно не только грамотно разработать и внедрить метрику, но и совершенствовать ее. Регулярный анализ результатов KPI, поможет определить эффективность метрики, для ее пересмотра, если выбранная стратегия не работает.